INSTRUKSI PIMPINAN JURUSAN No.   030  /JTK/KM-1/ 2019

tentang         SISTEM PENGARSIPAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN DALAM LINGKUNGAN JURUSAN TEKNIK KIMIA

ditujukan kepada

Tenaga Kependidikan/Pengadministrasi Jurusan Teknik Kimia Kampus Indralaya dan kampus Palembang

Ketua Jurusan Teknik Kimia dengan ini menginstruksikan ke tenaga kependidikan dalam lingkungan Jurusan Teknik Kimia  untuk mengarsipkan seluruh dokumen terkait proses pembelajaran. Uraian hal yang terkait instruksi ini harus memperhatikan hal-hal berikut;

1. Staf Administrasi Akademik bertugas memilah atau mengkatagorikan dokumen tersebut apakah termasuk arsip dinamis, arsip dinamis inaktif, atau arsip statis serta metode pengarsipannya secara manual atau elektronik.
2. Tahapan pengklasifikasian dokumen adalah sebagai berikut :

• Jika sifat dokumen telah ditentukan, maka dilakukan penyimpanan dokumen dengan media penyimpanan arsip manual atau digital/elektronik.
• Apabila penyimpanan dokumen bersifat elektronik maka staf pelaksana melakukan alih media baik melalui scanner, CD, DVD maupun penyimpanan media lainnya yang dapat menjamin keamananan arsip serta dapat disimpan di komputer maupun system dokumentasi online.
• Jika tidak dibutuhkan alih media maka dokumen tersebut dipilah apakah bersifat penting atau biasa. Dokumen yang bersifat biasa akan  langsung dicatat dan diarsipkan namun dokumen yang bersifat penting akan  digandakan dan selanjutnya dicatat kedalam buku daftar arsip.

3. Segala sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk pengarsipan menggunakan inventaris PSTK.
4. Untuk dokumen perencanaan dan pelaksanaan pembelajaran selanjutnya akan didokumentasikan dalam file portofio perkuliahan untuk dimonitor dan dievaluasi oleh Gugus Kendali Mutu PSTK.
5. Staf menyerahkan salinan dokumen hasil evaluasi pembelajaran ke pimpinan prodi sedangkan aslin disimpan di arsip GKM/LP3MP.
6. Lemari arsip disediakan, dipelihara dalam ruang khusus yang hanya boleh diakses oleh dosen dan tenaga kependidikan. Dokumen yang tersimpan dalam lemari arsip tersebut hanya dapat dibaca atau disalin di ruang yang bersangkutan, tidak untuk dibawa keluar kecuali dengan izin pimpinan jurusan.
7. Arsip dalam bentuk digital disimpan pada folder yang disediakan GKM (milist group dosen dan google drive) untuk dikompilasi sampai sistem repository Unsri siap dipakai.
8. Prodi menyimpan dokumen dari GKM dalam bentuk softcopy mapun hardcopy di ruang GKM serta  menyelenggarakan rapat untuk membahas tindaklanjut hasil evaluasi tersebut. Hasil rapat dan rencana tindaklanjut didokumentasikan dan didistribusikan ke pihak terkait.

PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN DALAM LINGKUNGAN JURUSAN TEKNIK KIMIA

1. Jurusan Teknik Kimia dalam upaya menjalankan seluruh siklus Plan, Do, Check dan Action (PDCA) dan membuktikan adanyan perbaikan berkelanjutan pada tata kelola dan pembelajaran dianggap perlu menyusun kebijakan internal terkait penyimpanan dan pemeliharaan dokumen
2. Dokumen yang disimpan meliputi dokumen fisik atau hardcopy dan dokumen digital (soft file)
3. Pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah Pimpinan Jurusan, Gugus Kendali Mutu, Kelompok Bidang Keahlian, Dosen, dan Tenaga Kependidikan (administrasi)